Freiwilligenmanagement – führen ohne Macht

Christoph Härter ist Berater, Supervisor und Coach von BENEVOL in St. Gallen. In seinem Beitrag beschäftigt er sich mit den Herausforderungen modernen Freiwilligenmanagements. Der Beitrag wurde zuerst bei zürich freiwillig (2006) und kürzlich auch bei BENEVOL veröffentlicht. Wir danken Herrn Härter für die freundliche Genemigung, diesen lesenswerten Beitrag auch hier einstellen zu dürfen. Vielen Dank.

Im Zuge der Professionalisierung in Non-Profit-Organisationen ist die Führung der Freiwilligenarbeit zu einer anspruchvollen Managementaufgabe geworden. Sie muss den Spagat zwischen den Ansprüchen der Organisation und den Begrenzungen der Freiwilligkeit bewältigen: Die hohe Kunst der Führung ohne Macht.

„Neue“ Freiwillige

Die Voraussetzungen der Freiwilligenarbeit haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Immer mehr Menschen, die heute ein freiwilliges Engagement eingehen verstehen sich als gleichwertige Partner, die über eine bestimmte Zeit unentgeltlich eine Leistung erbringen. Sie machen das nicht nur aus Nächstenliebe, sondern weil sie sich von der freiwilligen Tätigkeit auch einen persönlichen Gewinn versprechen. Die einen finden dadurch soziale Kontakte, andere einen Ort, wo sie ihr Fachwissen oder ihre Lebenserfahrung einbringen oder einem persönlichen Anliegen Gewicht verschaffen können. Geprägt von einer Arbeitswelt, die klare Ziele und Rahmenbedingungen fordert, erwarten diese Freiwilligen auch ein gutes Management für ihr Arbeitsfeld. Dazu gehören Auftragsklärung, Planung der Arbeit und Unterstützung bei der Umsetzung, Weiterbildung, Information, unkomplizierte Spesenabrechnungen und das Einstehen gegenüber der auftraggebenden Organisation.

Ansprüche der Organisationen

Auf der andern Seite steht die Organisation, Kirchgemeinde oder Institution, welche Freiwillige zur Umsetzung ihrer Ziele einsetzt. Im Zuge der Professionalisierung und systematischen Qualitätssicherung in Non-Profit-Organisationen werden an das Freiwilligenmanagement immer höhere Anforderungen gestellt. An vielen Orten wird konkret mit der Leistung der Freiwilligen gerechnet, qualitativ und quantitativ. Damit ist die Freiwilligenarbeit Teil der Unternehmensstrategie und deshalb eingebunden in die wirtschaftlichen und führungstechnischen Ansprüche des Managements.

Wenig strukturelle Macht

Die Erwartungen an das Freiwilligenmanagement sind also von Seiten der Freiwilligen und der Auftraggeber her hoch. Dem gegenüber steht ein ganzes Stück Machtlosigkeit. Die Organisationen betonen zwar die grosse Bedeutung der Freiwilligenarbeit, ohne die die Unternehmensziele nicht erreicht werden könnten. Dennoch – wenn es um Entscheide, Ressourcen und inhaltliche Mitbestimmung geht, steht doch die professionelle Erwerbsarbeit im Vordergrund. Die Freiwilligenarbeit wird in diesem Moment wieder zum ergänzenden Hilfsdienst. Dass Unterschiede zwischen bezahlter und nicht bezahlter Arbeit gemacht werden müssen ist zwar in vielen Belangen richtig und nachvollziehbar. Für die Verantwortlichen im Freiwilligenmanagement bedeutet dies jedoch einen Spagat zwischen Anspruch und Möglichkeiten.

Führen ohne Vertrag

Doch auch gegenüber den Freiwilligen besteht eine Machtlosigkeit. Auch bei klaren Einsatzvereinbarungen und Abmachungen bleibt eine viel grössere Unverbindlichkeit als bei einer arbeitsrechtlichen Anstellung. Selbst vereinbarte „Kündigungsfristen“ sind letztlich Absichtserklärungen, die rechtlich nicht eingefordert werden können. Die zeitliche Begrenzung der Freiwilligeneinsätze schränkt die Führungs- und Personalentwicklungsmöglichkeiten massiv ein. Die Leute sind nicht so verfügbar wie Angestellte, weil sie viel weniger Zeit in der Organisation verbringen als diese. Das wirkt sich beispielsweise bei der Qualitätssicherung aus. Es ist eine Kunst, für qualifizierte Freiwilligenarbeit eine zeitlich und fachlich angemessene Weiterbildung zu installieren. Auch bei Konfliktsituationen ist es schwieriger, wenn die Mitarbeitenden wenig da sind und ihren Dienst auch noch freiwillig tun.

Macht-los führen als Herausforderung

Freiwilligenmanagement ist also eine äusserst vielschichtige, anspruchsvolle Aufgabe. Es beinhaltet alle Aspekte des NPO-Managements, muss jedoch unter anderen, nämlich macht-loseren Voraussetzungen geleistet werden als im Zusammenhang mit Angestellten.

Dies macht die Aufgabe für die einen unmöglich, für die andern besonders herausfordernd. Denn wer ohne strukturelle Macht führen soll, muss auf andere Werte bauen. Überzeugungsarbeit, Empowerment, Partizipation und vertrauensbildende Massnahmen sind einige davon. Gegenüber der Organisation kann die Position auch dazu genutzt werden, die Führung an ihre Ideale, die oft im Leitbild dargestellt werden, zu erinnern und sie darauf zu verpflichten.

Unterstützung für Führungskräfte

Diese herausfordernde Aufgabe ruft nach Unterstützung. Es ist wichtig, dass den Führungskräften entsprechende Weiterbildung angeboten wird. Darüber hinaus sind Austauschmöglichkeiten und Begleitung wichtig. Wertvolle Möglichkeiten sind Angebote von Gruppen-Supervision oder Coaching für Führungspersonen der Freiwilligenarbeit, wie sie Benevol anbietet. Hier können konkrete Herausforderungen der Führungsarbeit bearbeitet und Lösungswege gesucht werden. Auch Intervisionsgruppen, Fachberatung und Materialbörsen sind hilfreiche Möglichkeiten zur Unterstützung.

Mit einem klaren Profil und innerer Stärke kann auch ohne strukturelle Macht erfolgreich geführt werden.

Münchener Fachtagung Freiwilligenmanagement am 05.10.2011

Zukunft und Chancen der Arbeit mit freiwillig Engagierten – ein Blick über den Tellerrand

 Am 05. Oktober 2011 auf der Burg Schwaneck in Pullach bei München: Ein bereichs- und länderübergreifender Austausch zum europäischen Jahr der Freiwilligentätigkeit


Größere Kartenansicht

In vielen Ländern und in vielen verschiedenen Organisationen und Vereinen lässt sich ein Trend zu qualifizierter Koordination und dem Management von Freiwilligen und Ehrenamtlichen erkennen.

Freiwilligenmanagement wird in den verschiedenen Engagementbereichen national und international unterschiedlich umgesetzt. Um die Trends und Herausforderungen aufzugreifen, wollen wir mit Ihnen, die Sie am Freiwilligenmanagement interessiert oder dafür verantwortlich sind, auf der Fachtagung Freiwilligenmanagement gemeinsam über den Tellerrand schauen.

Zwei Impulsvorträge werden Bürgerengagement bzw. Freiwilligenarbeit im Spannungsfeld von staatlichen Interessen, Bürgerbeteiligung und organisatorischer Nutzbarmachung beleuchten.

In parallelen Workshops werden dann ExpertInnen aus unterschiedlichen Bereichen (Naturschutz und Umweltbildung, Kommunen, Kirchen, Sozialer Bereich) ihre Freiwilligenmanagement- Strategien und Herangehensweisen vorstellen und mit den Teilnehmenden in den Austausch treten.

Gerade durch die bereichs- und länderübergreifende Betrachtung lassen sich ungewöhnliche Herangehensweisen und neue Chancen für die Freiwilligenarbeit in den unterschiedlichen Bereichen von Bürgerengagement erschließen.

Nähere Informationen und Anmeldung: www.beratergruppe-ehrenamt.de

Deutschland braucht 90.000 Freiwillige — und zwar sofort

Jayne Cravens (www.coyotecommunications.com) veröffentlichte diesen Beitrag zuerst am 27. Dez. 2010 in englischer Sprache auf ihrem Weblog. Für die deutsche Übersetzung danken wir Herrn Stefan Dietz.

Die Tage der Wehrpflicht – und der Zivis – sind vorbei ab 2011. Hunderte Wohlfahrtsorganisationen in ganz Deutschland, die auf die Arbeit der fast 100.000 einberufenen vertraut haben, sehen sich jetzt einer radikalen Verringerung ihrer Arbeitskräfte gegenüber. Viele Organisationen glauben nicht, daß sie ausreichend Freiwillige finden können um die Routinearbeit zu erledigen, die bis jetzt von Zivis erledigt wurde – spülen, Räume reinigen, Mahlzeiten zubereiten, usw.

Kann Deutschland 90.000 Freiwillige rekrutieren um die Zivis zu ersetzen? Ja – aber es verlangt ein fundamentales Umdenken wie deutsche Wohlfahrtsorganisationen die Rolle von Freiwilligen verstehen, und VIEL Übung und Unterstützung um dieses neue Denken auch umzusetzen.

Deutschland versteht bereits den Wert von Freiwilligen in Feuerwehren. Deutschland hat die meisten Freiwilligen Feuerwehrleute pro Einwohner aller Länder weltweit. In einer deutschen Gemeinde mit einer freiwilligen Feuerwehr muß nach 8 Minuten erste wirksame Hilfe durch die Feuerwehr geleistet werden. Freiwillige Feuerwehrleute erhalten die gleiche Ausbildung wie Berufsfeuerwehrleute, es gibt keine zwei Klassen-Ausbildung. Freiwillige bleiben für Jahre, nicht nur für Wochen oder Monate. Und freiwillige Feuerwehrleute bekämpfen Feuer, retten Menschenleben und schützen Sachwerte. Ja, sie machen auch Routinearbeit, aber sie bekämpfen auch Feuer. Ob sie es wissen oder nicht, Deutsche vertrauen bereits jetzt Freiwilligen mit Aufgaben von entscheidender Bedeutung; Deutsche müssen dies auf andere soziale Aufgaben ausdehnen.

Der Anfang: Deutsche Wohlfahrtsorganisationen müssen Freiwillige für mehr als nur Routinearbeiten einsetzen:

  • Sie müssen sie genauso ansehen wie Organisationen in den USA, deren Mitarbeiter hauptsächlich Freiwillige sind. Freiwillige übernehmen den Grossteil der Leistungen, die das Amerikanische Rote Kreuz und die `Girl Scouts of the USA` (Girl Guides) anbieten, so übernehmen sie nicht nur die Routinearbeit, sondern auch Führungspositionen. Viele ihrer Freiwilligen bleiben für Jahre und nicht nur für Wochen oder Monate, weil sie viel mehr tun als nur die Routinearbeit. Das Ehrenamt variiert in verschiedenen Kulturen in vielen Aspekten, aber eines bleibt immer gleich, Kultur zu Kultur, Land zu Land: Freiwillige wollen merken, dass ihre Arbeit wichtig ist, nicht nur nett, sondern notwendig.
  • Zusätzlich muss ein Ehrenamt mit Hochschulen und Universitäten verbunden werden, wo dies angemessen ist. So, dass Schüler und Studenten praktische Erfahrungen sammeln und anwenden können was sie in Unterricht lernen — “service learning.” Bestimme Ehrenämter sollten den Freiwilligen bei der Hochschule oder Universität angerechnet werden.

Um diese Transformation möglich zu machen, benötigt es intensive und fortgeschrittene Freiwilligen-Management-Schulungen für Wohlfahrtsorganisationen, für Universitäten und für Regierungsbehörden. Es kann auch bedeuten, Angestellte zu bezahlen um die Routinearbeiten zu erledigen, während Positionen mit mehr Verantwortung für Freiwillige reserviert werden – für viele Leute ist dies eine radikal Denkensweise.

Ich habe ein paar Schulungen in Deutschland geleitet und war erstaunt wie weit zurück dieses Land ist im Bezug auf Management von Freiwilligen“? :

  • Vertreter von Freiwilligen-Zentren erzählten mir, sie würden keine Online-Datenbank für verfügbare Ehrenämter benutzen, weil “dann wird niemand unsere Freiwilligen Zentrum besuchen.”
  • Leute, die mit Freiwilligen in verschiedenen Organisationen gearbeitet haben, erzählten mir, dass sie keine niedergeschriebenen Richtlinien und Handlungsweisen haben, und wenn ich sie fragte wie sie eine Auswahl ihrer Freiwilligen treffen, habe ich wieder und wieder gehört: “Ich merke ob jemand ein guter Freiwilliger sein wird, wenn ich nur mit ihm spreche. Ich habe das im Gefühl.”
  • Einwohner mit Migrationshintergrund sind weit unterrepräsentiert in der Belegschaft der meisten Wohlfahrtsorganisationen und gemeinnützigen Organisationen in Deutschland. Man kann z.B. in eine Gemeinde mit deutlichem türkischem Bevölkerungsanteil gehen, aber man wird keinen Freiwilligen dieser Bevölkerungsgruppe im örtlichen Freiwilligen Feuerwehrhaus antreffen. In meinen acht Jahren in Deutschland habe ich nie eine Wohlfahrtsorganisation oder gemeinnützige Organisation, die Freiwillige einbezieht, gefunden, die Anwerbung speziell auf Minderheiten zugeschnitten hatte – ja, ich habe danach gesucht.

Es ist eine herausfordernde Zeit für Deutschland, aber es ist auch eine einzigartige Gelegenheit für Deutschland, um die Einbeziehung von Freiwilligen zu steigern; und um seine Gesellschaft in einer positiven und nachhaltigen Weise zu transformieren. Deutschland könnte zu einem Vorbild in der restlichen EU werden! Aufgepasst Deutschland: Ich bin bereit zu helfen!

Lesen Sie mehr in diesem Bericht auf NPR (nur in Englisch).

Oxfam sucht KoordinatorIn im Freiwilligen-Management

Ziel der Hilfsorganisation Oxfam Deutschland e.V. ist eine gerechte Welt ohne Armut. Das Tochterunternehmen Oxfam Deutschland Shops GmbH betreibt derzeit 36 Oxfam Shops bundesweit, in denen mehr als 2.200 ehrenamtliche MitarbeiterInnen gespendete, gut erhaltene Secondhand-Waren verkaufen. Die Erträge fließen in die
entwicklungspolitische Arbeit des Oxfam Deutschland e.V.

Für den Arbeitsbereich Ehrenamt, die Weiterentwicklung des Ehrenamtskonzeptes sowie für die Qualifizierung und Fortbildung der Freiwilligen in den Oxfam Shops sucht Oxfam Unterstützung zum nächstmöglichen Zeitpunkt. (Arbeitsort: Berlin)

Ihre Aufgabe:

Arbeitsbereich Ehrenamt

  • Sie beraten und unterstützen die hauptamtlichen Shop-ReferentInnen zum Thema Ehrenamt
  • Sie entwickeln Strategien zur Gewinnung von neuen Freiwilligen
  • Sie sind verantwortlich für die Förderung der Anerkennungskultur für die ehrenamtlichen MitarbeiterInnen

Weiterentwicklung des Ehrenamtskonzeptes

  • Auf der Grundlage des bestehenden Konzeptes arbeiten Sie an dessen Weiterentwicklung und der Anpassung an sich verändernde Rahmenbedingungen

Qualifizierung und Fortbildung der ehrenamtlichen Shop-Mitarbeiter/innen

  • Sie sind verantwortlich für die organisatorische und inhaltliche Planung, Durchführung und Dokumentation von Fortbildungsangeboten für die ehrenamtlichen Shop-MitarbeiterInnen – in enger Kooperation mit dem Team der Shop-ReferentInnen
  • Sie evaluieren diese Maßnahmen und stellen damit eine konzeptionelle Weiterentwicklung des Fortbildungsangebotes sicher
  • Sie entwickeln Standards für die Qualifizierung neuer Freiwilliger im Vorfeld von Shop-Eröffnungen
  • Sie sind verantwortlich für die Umsetzung dieser Standards durch unsere Honorar-TrainerInnen – in enger Zusammenarbeit mit den jeweils zuständigen Shop-ReferentInnen
  • Sie erstellen Schulungsanleitungen und Arbeitshilfen
  • Sie kontrollieren die Kostenpläne in diesem Arbeitsbereich

Sie sind bereit zu Reisetätigkeiten innerhalb Deutschlands.

Ihr Profil:

  • Sie haben ein abgeschlossenes Studium, bevorzugt in den Fachrichtungen Sozialwesen oder Pädagogik, und verfügen über mehrjährige Berufserfahrung in der Erwachsenenbildung und in der Arbeit mit Gruppen
  • Sie verfügen über berufliche Erfahrungen mit ehrenamtlichen MitarbeiterInnen
  • Sie besitzen gute PC-Kenntnisse (MS-Office, Power Point)
  • Sie zeichnen sich aus durch sehr gute organisatorische Fähigkeiten, gutes Zeitmanagement, eigenständige Arbeitsweise bei gleichzeitiger Fähigkeit zur Teamarbeit sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeit
  • Sie sind im Besitz eines Führerscheins Kl. III (B)
  • Sie können sich mit den Zielen und Werten von Oxfam identifizieren

Wir bieten:

  • Eine Tätigkeit im Umfeld einer international arbeitenden Hilfs- und Entwicklungsorganisation
  • Die Mitarbeit in einem hoch motivierten Team
  • Eine angemessene Vergütung sowie eine attraktive betriebliche Altersversorgung

Bewerbungen auf diese Stellenausschreibung bitte mit Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen bis zum 29. Oktober 2010 ausschließlich per E-Mail an:

Oxfam Deutschland Shops GmbH
Herrn Ulrich Bärtels, Leiter Verwaltung, personal@oxfam.de, Tel.: 030/45 30 69 30.
Die Auswahlgespräche sind für die 46. Kalenderwoche in unserer Geschäftsstelle in Berlin vorgesehen.

Interviews zur Ausbildung Freiwilligenkoordination

Im September 2007 war eine Reporterin des Inforadio des RBB bei uns zu Gast in einem Basiskurs Freiwilligenkoordination. Hier sind nun die Interviews zu hören. Ein prima Einblick in unsere im ganzen deutschsprachigen Bereich (Deutschland, Österreich, Schweiz, Belgien) erfolgreichen Basiskurse Freiwilligenkoordination.

Unser Basiskurs vermittelt in einem 2,5 tägigen Workshopseminar alles was wichtig ist, um in einer Organisation, einer Einrichtung oder einem Projekt eine gute Freiwilligenarbeit zu planen, Aufgaben für Freiwillige zu entwickeln, Freiwillige zu gewinnen, zu integrieren und zu behalten.

Freiwilliges Engagement ist heutzutage nicht mehr voraussetzungslos. An einem Engagement Interessierte möchten heute gute Rahmenbedingungen vorfinden. Sie wollen eine zeitliche Begrenzung ihres Engagements, eine gute Begleitung durch eineN AnsprechpartnerIn, klare Regelungen zu Versicherungs- und Finanzfragen und klare Absprachen zu ihrem freiwilligen Engagement…

All dies muss eine Organisation vorbereiten und entsprechende Rahmenbedingungen entwickeln! Diese Managementaufgaben und die dazu gehörenden Methoden können einfach gelernt werden und müssen passend zur jeweiligen Organisation entwickelt werden.

Dokumentation 10. Fachtagung Freiwilligenmanagement 2010

Am 07. Mai 2010 ging die 10. Bundesweite Fachtagung Freiwilligenmanagement in Berlin über die Bühne. Die Tagung fand im Bildungszentrum der Berliner Malteser statt. Die Veranstaltung war eine Kooperation der Akademie für Ehrenamtlichkeit Deutschland mit der Berliner Landesfreiwilligenagentur Treffpunkt Hilfsbereitschaft. An die 70 Teilnehmende hörten Vorträge, diskutierten und arbeiteten in Workshops an Themen rund ums Freiwilligenmanagement. Hier nun wie versprochen die Dokumentation der Tagung  Die Wirkungen der Krise – Freiwilligen-Management unter Druck? (Überblick zum download hier)

Eröffnungsvortrag von Andrea Fischer

Im Eröffnungsvortrag sprach Andrea Fischer als Diözesanleiterin der Berliner Malteser über die aktuellen Aufgaben und Herausforderungen des Malteser- Ehrenamtsmanagements. Die Ehrenamtlichen — so Fischer — haben sich in ihrem Typus verändert und darauf müssen die Malteser mit der Veränderung von Strukturen reagieren. Wir haben den Vortrag aufgenommen und bieten ihn hier nun auch als Podcast an.

Die Workshops liefen nach der Mittagspause parallel zu vier unterschiedlichen Themen:

Der Workshop in der Balance liegt die Chance – wie gelingt die Balance zwischen Pflicht und Freude an der Arbeit wurde von der Dipl. Psych. Ljerka Heinecke-Cuvaj, (Dozentin an der AfED und freie Personalentwicklerin, Berlin) angeboten. Hauptthema war das Konzept der „Work-Life-Balance“, das Ziel, die Ausgewogenheit von Pflicht und Freude.
Das Handout zum Workshop finden Sie hier

Martin Gaedt, Geschäftsführer YOUNECT GmbH in Berlin sprach in seiner Arbeitsgruppe über das Thema Begeisterung in Krisenzeiten. Mit vielen Übungen und Interventionen zeigte Gaedt, wie sich Begeisterung auch in schwierigen Zeiten entwickeln lässt.

Zur Website von younect

Grundeinkommen – eine Chance für ein entspanntes Engagement?! In diesem Workshop stellte Robert Ulmer vom Netzwerk Grundeinkommen, Berlin das Konzept des Grundeinkommens vor und diskutierte mit den Teilnehmenden dessen Nutzen für freiwillig Engagierte.

Materialien finden Sie hier und hier

Andrea Brandt, Sprecherin der LAGFA Berlin und Leiterin der Freiwilligenagentur Kreuzberg-Friedrichshain, Berlin präsentierte Überlegungen zu Infrastrukturelle Rahmenbedingungen gegen Stress und diskutierte diese mit den Teilnehmenden.

Materialien finden Sie hier

O-Ton aus der Organisation und Moderation
Thomas Kegel — Leiter der Akademie für Ehrenamtlichkeit kurz nach dem Eroöffnungsplenum:

Cordula van de Weghe — Organisations- und Verwaltungsassistenz bei der Akademie für Ehrenamtlichkeit Deutschland (fjs e.V.) über ihre Arbeit auf der Fachtagung:

Die Fragen stellte Hannes Jähnert.

Ausgewählte Bilder haben wir zunächst bei dem Hosting-Dienst “Rapidshare.com” hochgeladen (hier klicken). Sie können die Bilder, die wir in einem Zipp-Archiv zusammen gestellt haben, dort relativ einfach herunterladen.